** Fonte: Formaturas Web

Organizar uma formatura não é tarefa fácil. Estaremos cuidando do dinheiro de outras pessoas, e não será pouco dinheiro. O objetivo da formatura deve ser sempre proporcionar o melhor evento possível para todos os formandos, gastando o mínimo possível.

Porem, com a Athos Companny esta tarefa grandiosa poderá ser realizada de uma maneira simples e relativamente fácil. Siga os tópicos abaixo e boa Formatura!

1- A comissão:

A comissão de formatura é o grupo de pessoas que representará as vontades da turma e exercera as atividades em nome de todos os Formandos.

2- Integrantes:

Uma comissão deve possuir vários integrantes, cada um com sua função. Estes são:

.: Presidente:

Toma decisões gerais, pesquisa valores, entra em contato com fornecedores, transmite as decisões para os formandos. Em suma, coordena todas as ações da comissão.

.: Vice Presidente:

Na falta do presidente, este assume seu cargo.

.: Tesoureiro:

No mínimo dois. São eles que irão efetuar pagamentos, cobrar mensalidades, fazer o demonstrativo de gastos e ganhos e definir valores

.: Escrivão Ou Secretario:

Registrara as decisões tomadas em reuniões para que sempre haja prova das decisões.

.: Eventos:

Integrantes que organizarão festas, eventos, rifas, etc a fim de arrecadar fundos.

2.1- O Estatuto Social Uma vez definido quem serão os integrantes da comissão, deve-se estabelecer as regras gerais da comissão, sendo todas redigidas em um documento chamado Estatuto. Este pode ser localizado logo abaixo. Este documento aborda os principais aspectos para uma comissão de formatura, podendo ser editado a fim de atender a necessidades especificas de sua formatura. Leia com atenção o documento gerado e adicione o que achar necessário.

3. A Forma da Comissão A comissão age como uma empresa. Portanto, quem assina contratos, paga contas, e até mesmo a conta no banco estará vinculada a Comissão, e não aos presidentes ou integrantes da comissão. Para tanto, é necessário criar uma pessoa jurídica (A Comissão). Isto pode ser feito através de um contador, por um valor que varia entre 500 e 1000 reais. Não se engane: vale a pena pagar tais valores para evitar maiores problemas.

4 - A arrecadação de Capital: A arrecadação é realizada normalmente de duas Formas:

.: cobrança de parcelas mensais

.: realização de eventos.

A cobrança de parcelas mensais é praticamente obrigatória, uma vez que a realização de eventos normalmente não consegue cobrir todos os custos da formatura. Mas surge uma dúvida: Quanto cobrar? Basta saber a data da formatura, quantidade de alunos se formando e quantidade de capital a ser arrecadado. Se você não souber nenhuma dessas informações, nosso site pode lhe sugerir um valor baseado nos valores pagos por outras comissões de formatura, até que as informações acima citadas sejam definidas. O site também pode lhe dizer para quanto se deve ajustar uma parcela a fim de se atingir determinada meta. Estabelecem-se as metas e o site automaticamente calcula os valores necessários para atingir tais metas. Simples assim.

5 - Controlando Despesas e Receitas. Os tesoureiros têm a responsabilidade de publicar mensalmente um documento contendo todos os gastos e ganhos da formatura. Este documento é chamado de Fluxo de Caixa. Nosso site oferece a ferramenta ideal para este controle. Basta lançar no site os pagamentos efetuados e os valores recebidos e o site se encarrega de fazer um balanço e gerar um documento pronto para ser impresso e publicado.

Este documento fica também disponível para todos os formandos consultarem 24 horas por dia. O site também pode lhe informar do impacto que Ganhos ou Despesas tem sobre as metas. Se houver um ganho significativo, o site lhe dirá quanto pode ser diminuído o valor da Parcela. Se houver uma despesa significativa o site lhe dirá quanto deve ser aumentado o valor da Parcela para que as metas sejam atingidas.

6-Controlando Pagamentos, Juros e Multas Também Cabe aos tesoureiros controlar as dividas e pagamentos de cada formando, aplicando multa e juros quando necessário. Este controle deve ser feito mensalmente e cabe à comissão de formatura informar os pagamentos efetuados no fluxo de caixa tratado no tópico anterior, bem como informar sempre que requerido qual o status atual da dívida do formando para com a Comissão de Formatura. Com nosso site este controle fica extremamente fácil. Basta inserir no site os pagamentos exatamente da forma como ocorreram e o site se encarrega de calcular juros, multa e informar ao usuário qual sua dívida atual. Também é possível gerar relatórios consolidados das dívidas de todos os formandos em documento pronto para impressão.

7- Assembléias: Todas as decisões Administrativas da comissão devem ter aprovação em assembléia. Apos a aprovação e necessário reduzir em ata o que foi decidido e esta ata deve ser assinada pelo presidente da comissão de formatura. Estas assembléias podem ser realizadas on-line através do site. Basta estabelecer as opções e o tempo de votação. Uma vez terminada a assembléia, o site emite a Ata pronta para ser assinada pelo presidente da comissão. Isto promove a real participação dos formandos nas assembléias, que em geral quando realizadas em hora e local especificado não contam com a presença de muitos formandos. Tal situação pode gerar discussões sobre a validade da decisão. Opiniões, perguntas, discussões sobre os temas da assembléia podem ser realizadas através do Fórum do site, onde todos podem postar suas opiniões livremente, de uma maneira em que todas as opiniões são registradas e visualizadas por todos os interessados, evitando confusões.

8- Mantendo a Ordem Depois de definidas as regras para a formatura (no estatuto e nas atas), cabe à Comissão seguir as regras aplicá-las de forma rígida! Não tenha medo de desligar um aluno que não paga da comissão, não ceda a pressões para mudar algo decidido em assembléia e não se envergonhe em cobrar dívidas dos formandos.

Enfim: Aproveite a oportunidade para aprender tudo que puder e tenha uma ÓTIMA FORMATURA!

Confira abaixo um exemplo do estatuto

Estatuto da Comissão de Formatura Curso de Iniciado no ano de

Titulo I - Dos Princípios Fundamentais

Capítulo I - Objeto da Comissão

Art. 1º: Fica estabelecido por meio deste artigo que os alunos do Curso de que ingressaram no semestre de fundam uma Comissão de Formatura.

Art. 2º: O objetivo desta comissão é promover eventos e arrecadar fundos visando custear as solenidades e festividades da formatura prevista para .

Capítulo II - Da Administração e Sua Forma

Art. 3º: A Comissão do Fundo de Formatura é constituída por uma equipe administrativa composta por um presidente, um vice-presidente, um secretário, dois tesoureiros e dois promotores de eventos, quer sejam:

Presidente: Vice-Presidente: Secretário: 1º Tesoureiro: 2º Tesoureiro: Promotor de Eventos 1 : Promotor de Eventos 2 :

Art. 4º: As Funções dos Integrantes Serão:

I: Presidente e Vice-Presidente: coordenam e convocam assembléias bem como tomam decisões administrativas. Assinam Contratos.

II: Secretário: confecciona as atas das reuniões, deixando-as disponíveis a qualquer associado. Organiza e coordena as votações da Comissão, disponibilizando, por qualquer meio, os resultados obtidos aos associados.

III: Tesoureiros: fazem aplicações e saques de dinheiro, controlam movimentos bancários, e calculam e cobram juros e mora. É deles a responsabilidade da prestação mensal de contas.

IV: Promotores de Eventos: organizam eventos, fazem contatos, coordenam publicidade.

Art. 5º: Caso haja vaga de qualquer dos cargos, este será preenchido por um substituto a ser escolhido por votação pelos associados, com resultado registrado em Ata.

Art. 6º: Os serviços dedicados à formatura pela comissão terão natureza não remuneratória.

Capítulo III - Das Votações ou Assembléias

Art. 7º: As decisões das Assembléias formam contrato entre os formandos. As assembléias serão realizadas de forma a oportunizar o voto a todos os formandos.

Art. 8º: O que for decidido em assembléias será registrado em ata.

Capítulo VI - Das Solenidades e Festividades

Art. 9º: Os eventos que formarão as solenidades e festividades, bem como suas datas serão decididas em Assembléia e redigidas em ata. Art.

10º: Não será fornecido desconto nos valores a serem pagos pelos formandos em virtude de não comparecimento a eventos ou solenidades.

Art. 11º: Custos adicionais serão divididos entre os formandos eqüitativamente.

Art. 12º: Eventuais sobras de caixa serão repartidos eqüitativamente entre os formandos após o termino das festividades e pagamento de todos os credores.

Título II - Das Questões Financeiras

Capítulo I - Da Arrecadação de Capital

Art. 13º: Os associados contribuirão com mensalidades cujo valor será calculado com base nos custos das solenidades e festividades.

Art. 14º: O pagamento deverá ser realizado até o dia de cada mês.

Art. 15º: Os associados deverão pagar as mensalidades normalmente no período de férias.

Art. 16º: Em havendo atraso, sobre o valor da mensalidade incidirá multa de % e juros de % ao mês.

Art. 17º: A forma de aplicação do capital arrecadado será decidido pela comissão e registrado em ata.

Art. 18º: Caso haja atraso no pagamento de mais de meses o associado será notificado do valor devido e convocado a quitar sua dívida.

Art. 19º: Em não havendo o pagamento, o associado será excluído da comissão, perdendo o direito ao reembolso do valor pago.

Art. 20º: Outros métodos de levantamento de capital serão definidos em assembléia.

Art. 21º: Eventos de Arrecadação decididos em Assembléia e registrados em ata.

Art. 22º: Os eventos de arrecadação terão a participação de todos os associados. Todos os associados deverão contribuir eqüitativamente com relação aos custos de tais eventos.

Art. 23º: O não comparecimento ao evento supracitado não isenta o associado do pagamento de custos.

Art. 24º: Os formandos deverão assinar lista de recebimento quando do recebimento de convites, rifas, ingressos ou assemelhados provenientes de eventos de arrecadação.

Art. 25º: Na data estipulada em ata todos os associados deverão pagar o valor dos convites, rifas, ingressos ou assemelhados supracitados.

Capítulo II - Do Fluxo de Caixa e Prestação de Contas

Art. 26º: O fluxo de caixa será apresentado mensalmente ao associados em forma documental, assinada por um dos tesoureiros e anexada em local que permito o acesso a todos os associados.

Art. 27º: A prestação de contas se dará pela forma supracitada.

Título III - Da Desvinculação e Vinculação de Associados

Capítulo I - Da Desvinculação

Art. 28º: Caso deseje a desvinculação, o associado deverá entregar ao presidente da comissão de formatura requerimento escrito contendo: nome, justificativa e assinatura.

Art. 29º: A restituição será de % do valor pago até o momento da desvinculação.

Art. 30º: No caso de não haver requerimento por parte do desvinculante, este recairá sobre o artigo 19 deste documento.

Art. 31º: No caso de óbito do associado, todo o valor pago por ele será integrado ao seu espólio.

Art. 32º: No caso de transferência de comissão por parte do associado, este recairá no artigo 30º deste documento. Exceto na incidência de caso fortuito ou força maior, casos estes que serão decididos pela comissão de formatura.

Capítulo II - Da Vinculação de novos Associados

Art. 33º: A Vinculação de novos associados será aceita mediante as seguintes condições:

I- O integrante deverá pagar os valores correspondentes a todas as mensalidades cobradas até a data de seu ingresso

II- Será cobrado também as Moras e Juros definidas no art.17, correspondentes a todas as mensalidades.

III- Deverá contribuir também com Taxa de ingresso no montante de % do valor supracitado nos incisos I e II do artigo 34.

IV- O Ingressante deverá aceitar todas as condições deste documento.

Título IV - Das Disposições Finais

Art. 34º: O presente documento tem valor de contrato e faz lei entre as partes.

Art. 35º: O presente documento pode ser emendado por meio de atas estabelecidas em assembléia.

Art. 36º: Ao contribuir para o Fundo de Formatura, o aluno está se declarando ciente e de acordo com todas as normas descritas neste estatuto.

Art. 37º: As omissões deste estatuto serão dirimidas em Assembléia.

Art. 38º: A data de extinção da formatura coincidirá com o fim das solenidades e festividades e eventual devolução de capitais remanescentes aos associados.

Art. 39º: Este estatuto entra em vigor na data de sua publicação em edital pela comissão de formatura.

 

Assinatura do Presidente _______________________________

Assinatura do Vice-Presidente _______________________________